Geburtstagserinnerung in Excel

Nie wieder einen Geburtstag vergessen, das ist doch ein schöner Gedanke. Lassen Sie ab jetzt Excel die ganze Arbeit machen und mit einer Farbe die Geburtstagskinder von heute in einer Liste hervorheben. Wenn Sie möchten, können Sie dieses Thema noch etwas aufpeppen und sich auch die Geburtstagskinder der nächsten X Tage anzeigen lassen.
In diesem Beispiel haben wir eine Liste mit den Namen und den Geburtstagen.


Die Geburtstagsliste (Bild1)

Die Geburtstage einfärben
Damit alle, die mit dieser Liste arbeiten den Überblick behalten, steht in B2 das aktuelle Datum. Natürlich bietet Ihnen Excel dazu eine passende Funktion.
1. Klicken Sie in die Zelle, in der Sie immer das aktuelle Datum sehen möchten und geben Sie die folgende Formel ein:
=Heute()
2. Bestätigen Sie mit [ENTER].

Die Funktion HEUTE() zeigt immer das aktuelle Datum (Bild2)

Die Funktionen HEUTE() braucht keine weiteren Parameter in der Klammer. Es wird immer das Systemdatum Ihres Computers angezeigt. Diese Funktion wird beim Öffnen der Mappe aktualisiert. Sollten Sie über Mitternacht hinaus arbeiten und Excel hat das Datum nicht aktualisiert, drücken Sie [F9].
Damit die Geburtstagskinder auf einen Blick erkannt werden, wird die bedingte Formatierung zum Hervorheben eingesetzt.
3. Markieren Sie die Zellen mit den Geburtstagen.
4. Wählen Sie Start / Bedingte Formatierung / Neue Regel.
5. Markieren Sie den Eintrag Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
6. Klicken Sie ins Feld Regelbeschreibung bearbeiten und erfassen Sie die folgende Formel:
=UND(TAG(B6)=TAG($B$2);MONAT(B6)=MONAT($B$2))
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren und wählen Sie die gewünschte Darstellung aus.

Die Formel zum Hervorheben der Geburtstage (Bild3)

8. Bestätigen Sie zweimal mit OK.
Die Formel prüft mit der UND()-Funktion, ob der Tag der Zelle mit dem Geburtstag gleich dem Tag von Heute ist. Zeitgleich wird geprüft, ob der Monat der Zelle mit dem Geburtstag gleich dem Monat von Heute ist. Wenn beide Prüfungen positiv verlaufen, dann hat die Person Geburtstag und die bedingte Formatierung färbt die Zelle ein.

Eine Person hat in dieser Liste Geburtstag (Bild4)

Tipp: Wenn Sie in der bedingten Formatierung eine Formel schreiben und Sie klicken auf eine Zelle, wird die Zelladresse immer mit den $-Zeichen angezeigt. Da Sie mehrere Zellen markiert haben, darf die Zelle, in der das erste Geburtsdatum steht, keine $-Zeichen enthalten. Am schnellsten entfernen Sie das $-Zeichen, indem Sie dreimal die [F4]-Taste drücken, nachdem Sie die Zelleadresse angeklickt haben.
Tipp: Wenn Sie in der bedingten Formatierung beim Schreiben einer Formel auf die [->]- oder die [<-]-Taste drücken, erscheinen Zelladressen. Sollten Sie das nicht wünschen, drücken Sie [F2]. Jetzt fährt der Cursor hin und her, wenn Sie die Pfeiltasten drücken.
Bonus: Die Erinnerung ein paar Tage vorher aktivieren
Wenn die Erinnerung erst am Tag des Geburtstags aktiv wird, dann ist es für eine Karte per Post zu spät. In diesem Bonusbeitrag erfahren Sie, wie Sie selbst entscheiden, wie viele Tage Sie vor dem Geburtstag erinnert werden. In diesem Beispiel wird eine zweite bedingte Formatierung in die Zellen mit den Geburtstagen eingefügt.
1. Erfassen Sie in einer Zelle die Anzahl der Tage, die Sie vorgewarnt werden möchten.

Die Anzahl der Tage, an die vorher erinnert wird (Bild5)

2. Markieren Sie die Zellen mit den Geburtstagen.
3. Wählen Sie Start / Bedingte Formatierung / Neue Regel.
4. Markieren Sie den Eintrag Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
5. Klicken Sie ins Feld Regelbeschreibung bearbeiten und erfassen Sie die folgende Formel:

=UND(WENN(MONAT($B$2)&lt;=MONAT(B6);DATUM(JAHR($B$2);MONAT(B6);TAG(B6));DATUM(JAHR($B$2)+1;MONAT(B6);TAG(B6)))&gt;=$B$2;WENN(MONAT($B$2)&lt;=MONAT(B6);DATUM(JAHR($B$2);MONAT(B6);TAG(B6));DATUM(JAHR($B$2)+1;MONAT(B6);TAG(B6)))&lt;=$B$2+$B$3)

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren und wählen Sie die gewünschte Darstellung aus.

Die Formel für das Frühwarnsystem (Bild6)

7. Bestätigen Sie zweimal mit OK.

Diese Personen haben in den nächsten fünf Tagen Geburtstag (Bild7)

Jetzt werden alle Zellen, die im Zeitraum 15.03.2018 bis 20.03.2018 liegen, eingefärbt.
Wenn Sie möchten, dass die Personen, die heute Geburtstag haben, weiterhin mit der gelben Füllfarbe kenntlich gemacht werden, führen Sie die folgenden Schritte durch:
1. Markieren Sie wieder alle Zellen mit den Geburtstagen.
2. Wählen Sie Start / Bedingte Formatierung / Regeln verwalten.
3. Markieren Sie die oberste Regel und klicken Sie auf die Schaltfläche Nach unten.

Die Reihenfolge der Regeln ist wichtig (Bild8)

4. Bestätigen Sie mit OK.

Zwei Personen haben innerhalb der nächsten fünf Tage Geburtstag (Bild9)

Die oberste bedingte Formatierung wird zuerst ausgeführt, dann die Zweite. Deshalb wird der Geburtstag, der am aktuellen Tag stattfindet, gelb dargestellt.

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