Kurzeinführung zu Microsoft Teams

Mit der App Teams können alle Mitarbeiter im Unternehmen zusammen in Kanälen kommunizieren und Dateien bereitstellen. Teams ist eine der Apps, die Sie umsonst, auch ohne Office 365-Konto nutzen können.

Die App Teams installieren

Wenn Sie das erste Mal auf die App Teams klicken, werden Sie gefragt, ob Sie mit Teams in der Desktop-App oder im Browser arbeiten möchten.

Teams auf Ihrem Computer installieren

Wenn Sie mit der Desktop-App arbeiten möchten, klicken Sie auf das Icon Windows-App herunterladen und starten Sie anschließend die App aus Ihrem Download-Bereich.

  • Klicken Sie auf den Link Stattdessen die Web-App verwenden.
Melden Sie sich mit Ihrem Office 365-Anmeldenamen an
  • Klicken Sie auf Anmelden und geben Sie Ihr Kennwort ein.

Sie gelangen in den Start-Bildschirm von Teams.

Der Teams-Bildschirm im Browser nach dem ersten Start

Wenn Sie bereits in einem Team Mitglied sind, dann wird der Name des Teams in der Teamsliste aufgeführt. Sie könnten mit einem Klick die Liste der Kanäle öffnen und sofort an den Unterhaltungen teilnehmen.

Hinweis
Im blauen Banner unten rechts fragt Teams Sie, ob Sie bei Aktivitäten in den Teams informiert werden möchten. Wenn Sie auf Einschalten klicken, erhalten Sie diese blauen Popups. Wenn Sie auf Schließen klicken, erhalten Sie keine Banner. Wo Sie Einstellungen zu den Hinweisen vornehmen, erhalten Sie am Ende dieser Einführung.

Ein Team erstellen

In diesem Beispiel gibt es noch kein Team und es soll gleich eines erstellt werden.

  • Klicken Sie links auf das Icon Teams und anschließend unten auf den Bereich Team beitreten oder erstellen.

Hinweis
Wenn Sie einen Team-Code und somit eine Einladung in ein Team erhalten haben, geben Sie ihn im Feld Code eingeben ein. Damit sind Sie sofort Mitglied in diesem Team und es wird in Ihrer Teamliste angezeigt.

  • Um ein neues Team zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Team erstellen.
Ein neues Team anlegen
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Team völlig neu erstellen.

Die Frage, ob das Team Öffentlich oder Privat sein soll, müssen Sie für sich beantworten. Allerdings müssen Sie wissen, dass Öffentlich bedeutet, dass dieses Team für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die ein Office 365-Konto besitzen, sichtbar und somit zugänglich ist.

Soll das Team privat oder für alle Mitarbeiter sein?
  • Klicken Sie auf die große Schaltfläche Privat.
  • Geben Sie Ihrem Team im Feld Teamname eine Bezeichnung.

Im Feld Beschreibung können Sie weitere Informationen zu Ihrem Team hinterlegen.

Der Teamname
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

Im nächsten Dialog können Sie Mitglieder in Ihr Team einfügen.

  • Der Cursor steht bereits im Feld Beginnen Sie, einen Namen oder eine Gruppe einzugeben. Tippen Sie die ersten Buchstaben des Namens der Person ein, die Mitglied in Ihrem Team werden soll.
Die Teammitglieder einladen
  • Wenn der gesuchte Name in der Liste erscheint, klicken Sie einmal darauf und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Die Mitgliederliste des Teams

In diesem Schritt können Sie direkt festlegen, welche Rechte jedes Mitglied hat. Ein Besitzer kann Änderungen am Team vornehmen und auch weitere Personen einladen, ein Mitglied nicht.

  • Führen Sie diese Schritte für alle Mitglieder durch. Sie können auch später weitere Mitglieder hinzufügen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.

Tipp
Um Änderungen am Team vorzunehmen, benötigen Sie die Rechte Besitzer. Zeigen Sie auf das Team, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie den Eintrag Team bearbeiten oder Team verwalten.

Im Kanal Allgemein werde viele Vorgänge protokolliert

Sie können jetzt direkt mit der Unterhaltung im Kanal Allgemein beginnen.

Hinweis
Wir empfehlen den Kanal Allgemein als Protokoll-Kanal zu nutzen. Da hier viele Änderungen, wie z.B. das Hinzufügen oder das Entfernen von Personen dokumentiert wird, kann es leicht unübersichtlich werden.

Einen Kanal anlegen

Einen Kanal haben Sie ruckzuck angelegt.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Kanäle erstellen. Sollten Sie diese nicht sehen, zeigen Sie auf den Teamnamen in der Liste der Teams.
Einen Kanal über den Teamnamen anlegen
  • Klicken Sie auf die drei Punkte Weitere Optionen und wählen Sie den Befehl Kanal hinzufügen.
  • Sie dem Kanal im Feld Kanalname eine Bezeichnung. Im Feld Beschreibung können Sie weitere Erklärungen zu diesem Kanal erfassen.
  • Über das Feld Datenschutz entscheiden Sie, welche Teammitglieder diesen Kanal sehen. Wenn Sie den Eintrag Privat wählen, müssen Sie die Teammitglieder bestimmen, die diesen Kanal sehen sollen.
Einen Kanal anlegen

Tipp
Durch die Auswahl der Datenschutzoption Privat wird ein privater Kanal mit einem Schloss-Symbol angelegt. Dieser Kanal ist nur für ausgewählte Mitglieder dieses Kanals sichtbar.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Der Kanal wird zum Team hinzugefügt

Jedes Teammitglied kann nun den Kanal sehen.

Tipp
Um Änderungen am Kanal vorzunehmen, zeigen Sie auf den Kanal, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie den Eintrag Kanal bearbeiten.

Unterhaltungen führen

Jedes Mitglied kann nun eine Unterhaltung führen.

  • Klicken Sie ins Feld Neue Unterhaltung und geben Sie Ihren Text ein.
Das Feld zur Eingabe Ihrer Beiträge
  • Klicken Sie auf das Icon Senden oder drücken Sie [ENTER], um den Beitrag zu veröffentlichen.
Jeder im Team kann diesen Beitrag sehen und darauf reagieren

Jeder im Team kann auf diesen Beitrag regieren. Dies kann zum einen ein Klick auf ein Emoticon sein, das immer erscheint, wenn der Mauszeiger auf den Beitrag zeigt. Mit einem Klick auf den Eintrag Antworten unterhalb des Beitrags, kann eine Antwort verfasst werden, die auch jeder im Team sehen kann.

Einen Beitrag gestalten

Wenn Sie Ihren Beitrag etwas aufpeppen möchten, dann bietet Ihnen Teams mehrere Möglichkeiten an.

  • Klicken Sie unterhalb des Feldes Neue Unterhaltung auf das Icon Format.
Einen Beitrag gestalten

Im Editorfenster stehen Ihnen jetzt die Befehle zum Hervorheben Ihres Textes zur Verfügung.

Am Feld Neue Unterhaltung können Sie den Eintrag Ankündigung auswählen. Eine Ankündigung ist ein stark hervorgehobener Beitrag. Am Feld Jeder kann antworten schränken Sie die Antwortmöglichkeiten ein. Am Feld In mehreren Kanälen posten wählen Sie die Kanäle aus, in denen Ihr Beitrag auch erscheinen soll.

Über die Icons Emoji , Giphy und Aufkleber fügen Sie ein buntes Bild in Ihren Beitrag ein.

Eine Person oder das ganze Team erwähnen

Wenn einen Beitrag für eine bestimmte Person interessant ist, können Sie ihn namentlich erwählen.

  • Tippen Sie im Feld Neue Unterhaltung das @-Zeichen ein. Sie erhalten eine Liste aller Teammitglieder. Wenn Sie beginnen den Namen der Person einzutippen, erscheint nur noch diese.
Eine Person in einem Beitrag erwähnen
  • Klicken Sie auf den Namen, schreiben Sie den Beitrag und senden Sie ihn ab.

Alle Teammitglieder sehen diesen Beitrag. Das erwähnte Mitglied erhält einen Hinweis und sieht neben dem Beitrag das rote @-Zeichen als Hinweis, dass er erwähnt wird.

Hinweis
Sie können auch den Namen des Teams oder eines Kanals erwähnen.

Dateien hochladen

Sie können Dateien mit allen Teammitgliedern teilen.

  • Klicken Sie unter dem Feld Neue Unterhaltung auf das Icon Anfügen.
  • Wählen Sie den Ort aus, wo die Datei zurzeit liegt.
Dateien können von verschiedenen Orten hochgeladen werden

Hinweis
Es wird automatisch eine Kopie der Datei erzeugt. Die Originaldatei wird nicht verändert.

  • Wählen Sie die Datei aus.
  • Schreiben Sie, wenn gewünscht, die Unterhaltung mit dazu.
Die Datei hängt der Unterhaltung
  • Senden Sie die Unterhaltung mit der Datei ab.

Jeder im Team sieht die Datei in der Unterhaltung. Mit einem Klick auf die Datei, wird sie im Teams Browser Fenster angezeigt. Von hier aus können Sie sie bearbeiten, downloaden und die Vorschau wieder schließen.
Mit einem Klick auf die drei Punkte Weitere Optionen für Anhänge kann die Datei auch online bearbeitet oder heruntergeladen werden.

Die Datei in der Unterhaltung kann von jedem gesehen und bearbeitet werden
  • Wenn Sie mehrere Dateien in einem Kanal haben, klicken Sie oben auf die Registerkarte Dateien.
Die Liste aller Dateien eines Kanals

Wenn Sie hier eine Datei markieren, stehen Ihnen noch weitere Befehle, wie z.B. Umbenennen, Löschen, Verschieben, Kopieren usw. zur Verfügung.

Hinweis
Diese Dateien werden im SharePoint-Online zu diesem Kanal gespeichert. Um dies zu sehen, klicken Sie dazu auf den Link In SharePoint öffnen.

• Klicken Sie wieder oben auf die Registerkarte Beiträge, wenn Sie die Liste der Dateien verlassen möchten.

Videokonferenz

Sie können mit den Mitgliedern in Ihrem Kanal eine Videokonferenz starten.

  • Klicken Sie unter dem Feld Neue Unterhaltung auf das Icon Jetzt besprechen.
  • Wenn Sie möchten, können Sie einen Betreff für die Videokonferenz eingeben.
  • Klicken Sie auf Jetzt besprechen und alle Mitglieder erhalten einen Hinweis und können mit einem Klick auf Schaltfläche Teilnehmen der Konferenz beitreten. Bevor sie mit der Schaltfläche Jetzt beitreten beginnen, können Sie Einstellungen zu Video und Audio vornehmen.

Während der Videokonferenz stehen Ihnen mehrere Befehle in einer Symbolleiste zur Verfügung. So können Sie z.B. die Kamera ausschalten, eine Anwendung teilen, die Konferenz aufzeichnen uvm.

Sie können die Liste der Teilnehmer Ihrer Videokonferenz einblenden.

Der 1 zu 1 Chat

Teams bietet Ihnen im Bereich Chat die Möglichkeit eines Vieraugengesprächs.

Das Vieraugengespräch

Mit dem Chat führen Sie vertrauliche Gespräche. Dabei können Sie auch mehrere Personen in Ihren Chat einladen.

  • Klicken Sie auf das Icon Neuer Chat, das Sie oben links neben dem Suchfeld finden.
  • Geben Sie den Namen der Person ein, mit der Sie ein vertrauliches Gespräch beginnen möchten.
Ein Vieraugengespräch beginnen
  • Klicken Sie auf den Namen und beginnen Sie, wie bei einer Unterhaltung in einem Kanal, das Gespräch.

Hinweis
Im Feld An können Sie auch mehrere Namen eingeben. Dann wird das Gespräch mit mehreren Personen geführt.

Eine neue Nachricht schreiben
  • Klicken Sie ins Feld Eine neue Nachricht schreiben.
  • Klicken Sie auf das Icon Senden, um die Nachricht abzuschicken.

Hinweis
Ihnen stehen ähnlich viele Befehle zur Verfügung, wie bei der Unterhaltung in einem Kanal.

Dateien teilen

Sie können auch in einem Chat Dateien teilen.

  • Klicken Sie auf das Symbol Anfügen und wählen Sie die Datei aus.

Die Datei wird im Chat-Bereich gezeigt und kann von jeder Person, die in Ihrem Chat ist, geöffnet und verändert werden.

Die Benachrichtigungen

Im Bereich Aktivitäten sehen Sie, alle Antworten, Reaktionen und Erwähnungen zu Ihrer Person. Sie können dort regelmäßig nachsehen, was in Teams passiert ist. Eine Zahl auf rotem Grund zeigt die Anzahl der neuen Aktionen. Mit einem Klick auf eine Aktivität lassen Sie sich diese anzeigen.
Teams bietet Ihnen allerdings auch andere Möglichkeiten der Benachrichtigungen an.

  • Klicken Sie oben rechts im Teams-Fenster auf Ihr Foto oder Ihre Initialen.

Tipp
Über den Eintrag
Verfügbar lassen Sie alle Teammitglieder wissen, ob Sie zurzeit zur Verfügung stehen oder ob Sie beschäftigt sind. An dem farbigen Punkt an Ihrem Symbol ist Ihr Arbeitsstatus für alle Teammitglieder erkennbar.

Einstellungen zu Teams vornehmen
  • Klicken Sie auf den Eintrag Einstellungen.
  • Klicken Sie auf die Kategorie Benachrichtigungen.
Benachrichtigungen einstellen
  • Entscheiden Sie für jede Variante die Art der Benachrichtigung.
  • Schließen Sie das Fenster. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Zusätzlich zu diesen Benachrichtigungen steht Ihnen eine individuelle Benachrichtigung zu jedem Kanal zur Verfügung.

  • Zeigen Sie auf den Kanalnamen und klicken Sie auf die drei Punkte Weitere Optionen.
Zu jedem Kanal können individuelle Einstellungen vorgenommen werden
  • Klicken Sie auf den Eintrag Kanalbenachrichtigungen.
Die Einstellungen zu den Benachrichtigungen zum gewählten Kanal
  • Entscheiden Sie auch hier die Art der Benachrichtigung.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

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