MS Excel: ohne Programmierkenntnisse Makros verwenden

1. Einleitung

Fast jeder Nutzer von Microsoft Excel hat den Begriff „Makro“ schon einmal gehört. Aber nur ein Teil davon weiß, was ein Makro genau ist. Und lediglich ein noch kleinerer Anteil dieser Gruppe kennt die Vorteile, Nutzungsmöglichkeiten und ist geübt in Erstellung und Einsatz von Makros.

Was ist ein Makro? Im Grunde genommen handelt es sich um ein kleines Programm oder einen Programmteil, mit dem sich der Funktionsumfang von Excel (oder auch Word und PowerPoint) erweitern lässt und mit dessen Hilfe häufig wiederkehrende Aktionen (z.B. Sortierungen, Formatierungen oder Berechnungen) automatisierbar sind. Die zugrundeliegende Programmiersprache ist VBA – Visual Basic für Applications. Makros können sowohl nur innerhalb eines Dokumentes, als auch dateiübergreifend für alle Dokumente zur Verfügung gestellt werden.

Die Ausführung von Makros in Office wird oft begleitet von Sicherheits-Warnmeldungen (gelbe Leiste im Dokument). Warum? Einfach ausgedrückt könnten Angreifer einen Schadcode (Virus, Trojaner) relativ leicht im Quellcode eines Makros verstecken und Ihnen somit ein infiziertes Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument zusenden. Führen Sie also bitte niemals ihnen unbekannte Makros aus!

Oftmals verbinden Office-User mit Makros, dass diese kompliziert sind und man ein Programmierer sein muss, um diese gezielt und sinnvoll nutzen zu können. Aber genau das Gegenteil ist der Fall, Microsoft hat in den heutzutage eingesetzten Versionen von Word, Excel und PowerPoint auch für programmierunerfahrene Anwender eine Möglichkeit geschaffen, die gewünschten Abläufe zu erstellen. Hierzu wird ein sogenannter Makro-Rekorder eingesetzt, mit dessen Hilfe der Anwender dem Programm „vormachen“ kann, welche Schritte, Abläufe, Befehle und Einstellungen im späteren Makro enthalten sein sollen.

Wichtig hierbei zu wissen:
Ein Makro kann nur Eingaben und Aktivitäten innerhalb des Programmfensters von Word, Excel und PowerPoint aufzeichnen, Systemdialoge (z.B. zum Öffnen, Speichern oder Drucken) werden vom Rekorder nicht mit aufgezeichnet. Ebenso werden keine Mausbewegungen und Klicks auf die unterschiedlichen Registerkarten erkannt, gleichwohl natürlich Schaltflächen auf den Registern. Für Office-Dokumente mit eingebetteten Makros benötigen Sie die Speicherung unter einem speziellen Dateiformat (…-Dokument mit Makros, docm, xlsm, pptm).

Im Folgenden werden die Schritte zur Erstellung und Verwendung eines Makros am Beispiel von MS Excel detailliert erläutert.

2. Vorbereitung

Einer der wichtigsten Schritte bei der Makroerstellung ist es, sich im Vorfeld genau zu überlegen und schrittweise zu notieren, was das Makro tun soll und welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge „vorgemacht“ werden müssen, um das Gewünschte zu erreichen. Nehmen Sie sich hierfür in jedem Fall ausreichend Zeit, denn ein wahlloses „Herumgeklicke“ während der Makroaufzeichnung ist nicht nur sinnlos, sondern würde auch zu einem endlos langen Programmcode des Makros führen.

Praxistipp:
Wenn Sie Zellen formatieren möchten, aber nicht wünschen, dass Ihr Makro immer die gleiche Zelle formatiert, sondern die von Ihnen jeweils später ausgewählte, wählen Sie VOR der Makroaufzeichnung eine beliebige Zelle aus und vermeiden während der Aufzeichnung strikt das anklicken von Zellen. So landet keine Zellenauswahl („range.select()“) in Ihrem Makro.

Um Makros mit Hilfe des Rekorders aufzeichnen und später bearbeiten zu können, müssen Sie unter Umständen die Registerkarte „Entwicklertools“ einblenden, die standardmäßig in Office nicht aktiviert ist. Vorteil: Einmal aktiviert bleibt die Registerkarte in allen Exceldateien an diesem PC für den jeweiligen Benutzer auf Dauer sichtbar.

Zum Einblenden der Entwicklertools gehen Sie bitte wie folgt vor:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Reiternamen und wählen Sie den Kontextmenüpunkt „Menüband anpassen“.

Im folgenden Fenster aktivieren Sie die Entwicklertools, in dem Sie rechts an entsprechender Stelle einen Haken setzen und mit Klick auf die Schaltfläche „OK“ bestätigen.

3. Makro erstellen

Nun lässt sich ein Makro über die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“ auf dem Reiter Entwicklertools erstellen. Wie gesagt: Überlegen Sie im Vorfeld gut, was Ihr Makro machen soll, welche Vorbereitungen im Vorfeld und welche Schritte während der Aufzeichnung dazu nötig sind. Gegebenenfalls öffnen Sie zuvor EINE KOPIE des Dokumentes, für das ein Makro erstellt werden soll, bitte nicht die Originaldatei, denn so können Sie üben und basteln, ohne dass Sie Gefahr laufen Ihr Dokument zu ruinieren. Denn: Die Ausführung eines Makros lässt sich nicht mit den Rückgängig-Schaltflächen ungeschehen machen, es ist wie eine Einbahnstraße. Im Zweifel das Dokument schließen ohne es zu speichern.

Wenn Sie die Makroaufzeichnung starten, werden Sie im vorgeschalteten Fenster gebeten, einen Namen und optional eine Tastenkombination für den späteren Makroaufruf zu vergeben. Im Namen sind keine Leerzeichen oder Punkte erlaubt. Bitte wählen Sie einen möglichst aussagekräftigen Makronamen und achten Sie bei der Tastenkombination darauf, keine bereits vom System vergebenen Kombinationen (z.B. STRG-C) zu verwenden um eine Überlagerung zu vermeiden. Verwenden Sie idealerweise eine Tastenkombination mit STRG und UMSCHALT (SHIFT). Ebenfalls lohnt es sich, eine kurze Beschreibung des Makros einzugeben. Wählen Sie, ob Ihr Makro nur in diesem Dokument oder generell in Excel zur Verfügung stehen soll. Anschließend klicken Sie die Schaltfläche „OK“ – aber Achtung, anschließend läuft bereits die Makroaufzeichnung!

Nun können Sie Ihre Schritte für das Makro durchführen, in unserem Beispiel färben wir den Hintergrund einer Zelle gelb – aber ohne explizit eine Zelle anzuklicken! Somit ist unser Makro später für alle Zellen universell nutzbar.

Anschließend stoppen Sie die Aufzeichnung per Klick auf „Makroaufzeichnung beenden“ im Reiter Entwicklertools.

Nun ist Ihr Makro erstellt und kann im Dokument per vergebener Tastenkombination aufgerufen werden. Sollte Ihr Makro fehlerhaft funktionieren, haben Sie zwei Möglichkeiten: Einerseits können Sie das Makro löschen, in dem Sie auf dem Reiter Entwicklertools unter „Makros“ das entsprechende Makro wählen und über die Schaltfläche „Löschen“ entfernen. Auf der anderen Seite können Sie den Quellcode Ihres Makros auch über die Schaltfläche „Bearbeiten“ im VBA-Editor öffnen und nach potenziellen Fehlern suchen und diese korrigieren. Dies ist aber ehr für erfahrene Makro-User mit grundlegenden Programmierkenntnissen empfehlenswert.

4. Makro als Menüschaltfläche verwenden

Optional können Sie Ihr Makro als Schaltfläche in das Excel-Menü integrieren. Allerdings nicht wirklich variabel auf einem bestehenden Reiter, Sie sollten hierzu einen eigenen Reiter anlegen. In diesem Beispiel legen wir einen neuen Reiter „Makros“ an.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Reiternamen und wählen Sie den Kontextmenüpunkt „Menüband anpassen“. Klicken Sie rechts den untersten Reiter an und wählen Sie die Schaltfläche „Neue Registerkarte“. Beides, sowohl den neuen Reiter, als auch die automatisch erzeugte „Neue Gruppe“ (Schaltflächen sind im Menü immer in Gruppen sortiert), benennen Sie über den Button „Umbenennen“ in sprechende Namen um (z.B. „Makros“, „Meine Makros“).

Anschließend wählen Sie im gleichen Fenster in der mittleren Spalte im Dropdownfeld statt „Häufig verwendete Befehle“ den Eintrag „Makros“ aus. Per Klick auf „Hinzufügen“ können Sie Ihr Makro in Ihren Reiter bzw. dessen Gruppe einfügen und ggf. noch umbenennen und mit einem neuen Symbol belegen. Bestätigen Sie anschließend mit dem Button „OK“. Nun ist Ihre Schaltfäche im Menü.

Microsoft Schulungen bei INCAS Training

Wir sind Microsoft Partner und arbeiten ausschließlich mit qualifizierten Office Trainern zusammen. Die Spitzenbewertungen unserer Trainer und des Trainingsumfeldes sprechen für sich: Kurse bei INCAS Training sind der beste Weg, um sich professionell und mit Spaß einem Programm und seinen neuen Funktionen zu nähern.
Ob Kompaktkurs, Grundlagen- oder Aufbauseminar, wir bieten Ihnen professionelle Microsoft-Kurse an. Werfen Sie einen Blick in die Inhalte folgender Kurse mit VBA Programmierung und Automatisierung:

Excel 2019 VBA Programmierung und Automatisierung
Word 2019 Makro-Programmierung mit VB

Wir stehen Ihnen auch jederzeit telefonisch zur Verfügung: Sie erreichen uns unter 02151 366250

Comments are closed.

Kategorien

Archiv